Vous souhaitez insérer un bloc de texte plus long dans votre lettre en série ? Lisez comment une fonction de Word charge des blocs de texte par commande.
Comment insérer un élément de texte dans une lettre type ?
Appelez l’explorateur Windows et allez dans le répertoire où se trouve le bloc de texte sous forme de fichier Word.
Maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur l’icône du fichier avec le bouton droit de la souris.
Sélectionnez l’option Copier comme chemin dans le menu.
Le presse-papiers contient maintenant le nom du fichier texte ainsi que le chemin d’accès, par exemple « C:TexteRemarques Lettre en série .docx ».
Dans Word, allez à l’endroit où le bloc doit être inséré dans le document principal de la lettre en série.
Changez l’affichage avec [Alt + F9] de manière à ce que les fonctions des champs soient affichées au lieu des noms de champs.
Insérez par [Ctrl + F9] une parenthèse spéciale pour les fonctions de champ.
Écrivez à l’intérieur des accolades :
Placez le curseur entre les guillemets que vous venez de taper et insérez avec [Ctrl + V] le chemin d’accès au fichier que vous avez enregistré précédemment.
Enfin, il faut doubler chaque barre oblique inversée (backslash) dans le nom de fichier, car Word interpréterait ce seul caractère comme l’introduction d’une séquence de contrôle.
Vous avez maintenant par exemple ce qui suit dans votre texte :
Si vous lancez maintenant l’édition de la lettre en série, l’élément de texte sera intégré dans chaque lettre.
Cette méthode est utile si vous travaillez beaucoup avec des lettres en série et que certaines parties – comme les informations juridiques – changent souvent. Texte lettre desordre. Il suffit alors de modifier le bloc de texte et toutes les lettres en série éditées contiendront automatiquement la version modifiée du texte.
Pour insérer un bloc de texte uniquement en cas de besoin, procédez comme suit
Il existe des cas où vous souhaitez ou non insérer un bloc de texte dans la lettre type en fonction d’une caractéristique particulière du destinataire. Imaginez par exemple une invitation d’entreprise à un anniversaire. Tous les destinataires venant de l’extérieur doivent recevoir un message indiquant qu’un service de navette a été mis en place.
En principe, la solution est la fonction INCLUDETEXT comme ci-dessus, mais elle est ici encore encadrée par une distinction de cas. Celle-ci règle qui contient l’élément de texte et qui ne le contient pas, et se base sur le champ Lieu. Pour cela, saisissez par exemple la fonction de champ suivante dans votre document principal de lettre en série, en insérant à nouveau les accolades à l’aide du raccourci clavier [Ctrl + F9] :
L’expression signifie : « Si le lieu n’est pas Hambourg, insérer le texte mentionné, rien d’autre.
Vous ne pouvez pas modifier ou formater le bloc de texte. Car Word le considère comme une unité fermée. Si vous voulez faire des modifications, vous devez le faire dans le fichier qui est chargé par INCLUDETEXT.
Vous ne souhaitez insérer que des textes courts ou très simples ? Vous pouvez le faire tout seul avec la fonction IF.
