Si vous avez prévu un champ pour le titre des destinataires d’une lettre en série et que vous l’insérez avant le prénom, l’espace correspondant apparaît également dans les cas où le titre est vide. Vous pouvez éviter cela très facilement.

Comment éviter les espaces inutiles dans les lettres types

Dans votre document de lettre en série, supprimez les espaces éventuellement présents entre les champs de titre et de prénom.

Placez le curseur devant le champ du prénom. Prenom champ. L’ensemble ressemble alors par exemple à ceci :

Veillez à ce que le titre et le prénom soient placés directement l’un à côté de l’autre.

Allez au ruban Envois. S’il n’existe pas, vous devez utiliser l’alternative décrite ci-dessous via des fonctions de champ insérées manuellement.

Cliquez sur le bouton Règles.

Sélectionnez l’option Si… Alors… Sinon…

Cet élément de menu intègre un texte conditionnel.

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Ici, vous choisissez dans Nom du champ le champ Titre, comme comparaison “n’est pas vide” et dans Insérer ensuite ce texte, vous entrez un seul espace.

Ici, vous choisissez que Word n’insère un espace que si le champ pour le titre est rempli.

Confirmez la boîte de dialogue en cliquant sur OK.

Le résultat n’est pas visible immédiatement. Mais si vous vérifiez la sortie des lettres en série via la fonction Aperçu des résultats, vous verrez que Word supprime l’espace en cas d’absence de titre, de sorte que le prénom est dans ces cas correctement aligné à gauche avec les autres lignes.

Vous pouvez utiliser le même principe pour couvrir le cas où il manque un prénom. Champ lexical nom. Dans ce cas, supprimez d’abord l’espace fixe après le prénom et insérez un espace conditionnel à l’aide de l’assistant de règles. Si, par contre, vous avez un champ supplémentaire qui n’existe qu’au cas par cas, vous souhaitez peut-être supprimer une ligne entière d’espace dans la lettre en série.

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Comment éviter les espaces superflus avec la fonction de champ ?

Le pivot de la solution manuelle au problème est la fonction de champ MERGEFIELD, avec laquelle Word insère les champs de votre source de données. Champ lexical nom de famille. Cependant, Word cache la fonction de champ et affiche à la place le nom de chaque champ dans le document de la lettre en série. Pour changer d’affichage, appuyez sur la combinaison de touches [Alt + F9]. Vous pouvez ensuite adapter les appels de fonction contenus de MERGEFIELD de manière à ce que les espaces soient supprimés.

La fonction MERGEFIELD dispose de plusieurs paramètres supplémentaires. Champ lexical nom prenom. Si vous écrivez les deux caractères f et le texte supplémentaire souhaité après le nom du champ, ce texte n’apparaît que si le champ a un contenu : (Champ lexical prenom). La ligne complète avec le titre, le prénom et le nom se présente alors par exemple comme suit :

{MERGEFIELD Titre f “”}{MERGEFIELD Prénom} {MERGEFIELD Nom}

Ainsi, si le champ titre est occupé, son contenu sera affiché suivi d’un espace. Sinon, Word n’insère rien du tout et insère le prénom sans espace de tête.

Si le prénom peut également être vide, il est conseillé d’ajouter le complément à cet endroit afin que, dans ces cas, le nom de famille ne soit pas indenté de manière inesthétique.

Il existe également un bouton pour le texte supplémentaire qui doit apparaître avant le contenu du champ si celui-ci n’est pas vide : Champ nom prenom. Il s’agit de b. Si vous souhaitez par exemple mettre le champ “complément de lieu” entre parenthèses s’il est rempli, écrivez alors à côté :

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{MERGEFIELD complément de lieu b “(” f “)”}

D’ailleurs, avec une fonction de champ spéciale, vous pouvez également faire en sorte que Word transforme “Monsieur” en “Monsieur” correct dans l’adresse de la lettre en série.