Voici ce que vous offre la mise en forme conditionnelle d’Excel

Avec la mise en forme conditionnelle, Excel offre la possibilité d’obtenir des effets visuels efficaces en un clin d’œil. Si cela ne suffit pas, vous pouvez atteindre des objectifs individuels en créant vos propres règles.

Comment fonctionne la mise en forme conditionnelle

Le principe de base est de se baser sur le contenu des cellules et d’en modifier l’apparence. La mise en forme conditionnelle colore par exemple toutes les valeurs de cellules qui sortent d’une plage de valeurs normale, marque les week-ends en couleur dans un calendrier ou met en évidence dans une liste les commandes dont les délais de livraison sont dépassés.

Le plus simple est d’utiliser les mises en forme conditionnelles prédéfinies proposées depuis Excel 2010, par exemple pour donner une couleur à une cellule en fonction de sa valeur. Vous pouvez alors facilement distinguer visuellement les valeurs basses des valeurs élevées des cellules.

Pour colorer les cellules en fonction de leur valeur, procédez comme suit

Sélectionnez une plage de cellules contenant des valeurs numériques.

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur l’icône Mise en forme conditionnelle.

Dans le menu déroulant qui s’ouvre, utilisez l’option Échelles de couleurs.

Sélectionnez l’un des dégradés de couleurs proposés. Ils ne se distinguent que par leur couleur, pas par leur fonction.

Le résultat est une coloration des cellules, la valeur la plus basse de la plage recevant la première couleur, une valeur moyenne la deuxième et une valeur élevée la troisième. Voici par exemple l’échelle de couleurs rouge-jaune-vert, qui montre bien les mois où les coûts téléphoniques ont dérapé.

Les colorations sont dynamiques : dans l’exemple ci-dessus, si tu changes la valeur du mois de mars à 40 euros, la couleur du champ passe au vert.

Voici ce qu’offre encore la mise en forme conditionnelle simple

En plus de l’échelle de couleurs, Excel connaît encore quelques autres méthodes de formatage de cellules via la valeur contenue :

Pour les règles de mise en évidence des cellules, vous déterminez si vous souhaitez mettre en évidence les cellules qui sont au-dessus/en dessous d’une valeur seuil, qui se trouvent dans un intervalle ou qui ont une certaine valeur.

La variante Règles pour les valeurs les plus élevées/les plus basses met en évidence les 10 cellules avec les valeurs les plus élevées, avec toutes les valeurs dans l’intervalle des 10% les plus élevés ou toutes celles qui se trouvent au-dessus de la moyenne. Il en va de même pour l’autre extrémité de l’échelle avec …plus bas….

Barre de données insère une barre d’une certaine couleur dans la cellule en fonction de la valeur. La valeur la plus élevée de votre plage est ainsi remplie à 100% et les valeurs de cellules plus petites proportionnellement moins. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour afficher des écarts dans une liste de valeurs.

Enfin, l’option Jeux d’icônes vous propose différentes icônes pour visualiser la répartition des valeurs numériques dans la plage de cellules, comme des flèches de couleur, des feux de signalisation ou des diagrammes à barres simplifiés.

Les règles individuelles étendent les possibilités de la mise en forme conditionnelle.

Si aucun des types prédéfinis ne vous convient, cliquez sur Nouvelle règle – Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater et vous pouvez ensuite composer vous-même une méthode adaptée à l’aide d’un schéma de règles. Cela comprend toujours une formule et un formatage que vous avez choisi. Si la formule s’applique, le formatage choisi entre en vigueur.

Exemples d’utilisation de la mise en forme conditionnelle

Une application utile pour cela est la mise en évidence des cellules que l’utilisateur a remplies.

Certaines activités, comme la coloration alternée des lignes pour créer une meilleure vue d’ensemble, ne sont qu’en apparence plus faciles à réaliser à la main. En effet, à chaque suppression ou insertion, il faut ensuite retravailler. Encore un travail pour la fonction polyvalente d’Excel.

Il existe des conditions pour lesquelles Excel ne peut pas proposer de solutions toutes faites. Par exemple, lorsque certaines cellules doivent être colorées chaque fois que leur contenu correspond à une entrée d’une liste de valeurs. Nous vous expliquons ici comment résoudre facilement une telle exigence en intégrant les valeurs recherchées dans la formule. Vous pouvez également placer les valeurs dans une zone séparée : voici comment marquer dans Excel les cellules dont la valeur se trouve dans un autre tableau.

Si chaque valeur ne doit apparaître qu’une seule fois dans une liste, la mise en forme conditionnelle vous aide à détecter les occurrences multiples d’entrées. La mise en forme conditionnelle prédéfinie Valeurs en double permet en principe d’atteindre cet objectif avec moins de travail, mais une formule propre vous donne ici plus de flexibilité. Ainsi, notre exemple montre comment intensifier la coloration lorsqu’une valeur de cellule apparaît plus de deux fois.

Mise en forme à l’aide de valeurs de date

Nous avons aussi quelques conseils à vous donner spécialement pour l’utilisation des dates dans la mise en forme conditionnelle.

Les personnes qui tiennent des listes de personnes aimeraient par exemple savoir qui a son anniversaire aujourd’hui ou qui fêtera prochainement un anniversaire rond.

Si l’on veut vérifier le respect des délais ou des livraisons, Excel peut aussi rendre de bons services en mettant en évidence les dépassements de délais. Pour éviter que cela ne se produise lors de vos propres prestations, il est utile de mettre en évidence en couleur les échéances à venir.

Si vous souhaitez mettre en évidence dans un tableau de type calendrier tous les jours qui tombent un week-end, Excel est également l’outil adéquat. Avec peu d’efforts, vous pouvez ensuite utiliser ce principe pour créer un calendrier annuel flexible qui contient tous les jours d’une année donnée.

Une mise en forme conditionnelle qui utilise le jour de la semaine est illustrée dans l’exemple de l’astuce Mise en forme conditionnelle qui se réfère à d’autres cellules. Dans un plan d’équipes, toutes les heures travaillées par les employés sont affichées en couleur si le jour correspondant dans un en-tête de colonne tombe sur le week-end.

Vous utilisez très souvent cette fonction dans un tableau ? Excel vous aide alors à gérer les mises en forme conditionnelles.