Si vous prévoyez dans une lettre en série avec Word des champs d’adresse qui ne sont pas occupés par tous les destinataires, il en résulte parfois des lignes vides inesthétiques. Lisez comment éviter ces lignes vides.

Supprimer les lignes vides : comment faire ?

Supposons que vous ayez un champ Ligne supplémentaire qui contient des informations d’adresse supplémentaires pour certains destinataires.

Insérez ce champ via Envois – Champ de publipostage de manière à ce qu’il se trouve à droite du champ qui le précède, sans saut de ligne, donc à peu près comme ceci :

Insérez le champ parfois utilisé sans saut de ligne.

Placez le curseur devant le champ inséré Ligne supplémentaire.

Cliquez sur le bouton Règles dans le ruban Envois. (Si votre Word ne dispose pas d’un tel point de menu, vous devez utiliser l’alternative mentionnée ci-dessous).

Sélectionnez alors l’entrée Si… Alors… Sinon…

Cet élément de menu intègre un texte conditionnel.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez pour Nom du champ le champ “Ligne supplémentaire” et pour Comparaison “n’est pas vide”.

Dans le grand champ Insérer ensuite ce texte, saisissez un saut de ligne ou de paragraphe – en fonction de ce que vous avez utilisé pour les autres champs d’adresse.

Cette règle insère un saut de ligne ou de paragraphe conditionnel.

Ferme la boîte de dialogue.

Peut-être qu’il y a un problème ailleurs. Dans ce cas, lisez ici les bases des lettres en série dans Word.

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Comment vérifier l’effet de la suppression des lignes blanches ?

Au début, rien ne semble avoir changé suite à cette action : Le champ supplémentaire “colle” toujours au champ à sa gauche. Mais ne t’inquiète pas, c’est très bien comme ça.

Pour vous assurer que l’opération a bien fonctionné, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats (celui avec l’icône de la loupe). Si vous parcourez maintenant vos différentes lettres en série, vous devriez voir que la ligne supplémentaire est correctement insérée.

Cela pourrait alors ressembler à l’image ci-dessous. A gauche, la ligne supplémentaire est occupée et à droite, elle est vide. L’utilisation de l’insertion conditionnelle d’un saut de ligne a permis d’éviter avec succès la ligne vide inutile.

Si vous voulez vérifier ce que l’assistant de règles a inséré, appuyez sur [Alt]+[F9]. Cela vous montre les fonctions de champ qui sont utilisées. Dans l’image ci-dessous, la partie qui met en œuvre la règle que vous avez créée est mise en évidence. Elle signifie : “Si le champ Lignes supplémentaires est vide, n’insère rien, sinon insère un saut de ligne”.

Pour revenir à l’affichage normal, utilisez à nouveau [Alt]+[F9].

L’alternative sans assistant de règles

Si votre Word ne dispose pas de l’option Règles ou si vous souhaitez de toute façon travailler directement avec les fonctions de champ, utilisez la méthode suivante. Elle n’utilise pas l’insertion conditionnelle comme avec l’assistant de règles, mais utilise un paramètre supplémentaire pour la fonction MERGEFIELD, où l’on peut insérer du texte supplémentaire si le champ n’est pas vide.

Entrez avec [Alt]+[F9] dans le mode de visualisation et de révision des fonctions de champ.

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Allez dans le champ de votre modèle de lettre en série qui n’est que parfois rempli (nous supposons à nouveau dans la suite qu’il s’appelle “ligne supplémentaire”).

Complétez la fonction de champ existante pour l’édition de ce champ avec le paramètre f, suivi d’un espace et de deux guillemets.

Insérez maintenant un saut de ligne à l’intérieur des guillemets et faites en sorte que le champ suivant, par exemple la rue, s’y rattache directement. Cela ressemble alors par exemple à l’image.

Le paramètre supplémentaire f permet d’éviter la création d’une ligne vide.

Le saut de ligne n’est ainsi inséré que si “ligne supplémentaire” a vraiment un contenu.

Voici comment fonctionne la prévention des lignes vides

Le paramètre f fonctionne de telle sorte qu’il n’affiche le texte qui le suit que si le champ auquel il est fait référence dans ce bloc MERGEFIELD est rempli. Dans l’exemple, nous n’utilisons cependant pas de texte entre les guillemets qui suivent le paramètre. Au lieu de cela, nous insérons un paragraphe ou un saut de ligne que Word traite exactement comme un texte.

Il peut sembler étrange que la parenthèse fermante pour le champ Ligne supplémentaire soit si isolée devant le champ Rue, mais vous pouvez vous imaginer que si la ligne supplémentaire est absente, Word travaille comme si le bloc {MERGEFIELD ligne supplémentaire …} n’était pas là. Ainsi, ce qui est prévu se produit : le champ pour la rue est simplement placé directement en dessous du prénom et du nom.

La même méthode permet d’ailleurs d’éviter les espaces dans la formule de politesse.

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