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Excel peut enregistrer vos tableaux directement au format PDF et les rendre ainsi lisibles pour tout destinataire : Excel fichier partagé. Voici les instructions pour exporter un fichier PDF avec Excel.
Pour enregistrer une feuille de calcul Excel au format PDF
Si ce n’est pas déjà fait, ouvrez le tableau que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
Cliquez ensuite sur Fichier – Enregistrer sous et choisissez le dossier de destination de votre PDF.
Tapez un nom de fichier approprié et sélectionnez ensuite dans le champ Type de fichier l’entrée PDF.
Excel vous propose maintenant des options supplémentaires pour l’enregistrement en tant que PDF.
Le type de fichier “PDF” lors de l’enregistrement permet d’activer des options pour la sortie.
Dans les champs Auteurs, Marqueurs et Titres, vous pouvez saisir vos propres informations qui seront ensuite enregistrées dans le PDF et accessibles à tous les destinataires.
Si vous souhaitez mettre le tableau à disposition sur le web, il vaut la peine de passer à la taille minimale. Dans ce cas, vous devriez toutefois vérifier une nouvelle fois la lisibilité du fichier PDF avant de le transmettre.
Si, en revanche, vous souhaitez une qualité élevée qui soit également agréable à l’impression, laissez le paramètre de qualité sur Standard.
Paramètres supplémentaires lors de l’enregistrement au format PDF
Des possibilités plus étendues se cachent derrière le bouton Options. Les consignes pour ces réglages sont adaptées à une utilisation normale : Excel ne sort que la feuille de calcul active, utilise éventuellement des zones d’impression définies et utilise pour la sortie une bonne qualité qui rend le PDF utilisable aussi pour les impressions.
Outre les numéros de page à éditer, le paramètre sous Que publier est ici le choix le plus important. Vous déterminez ainsi quelles feuilles du tableau Excel seront incluses dans le PDF.
Si tous les éléments contenus doivent être publiés, utilisez Classeur entier.
Si vous souhaitez rester anonyme et éviter que des informations telles que votre qualité d’auteur ne soient intégrées au PDF, désactivez la case à cocher dans les propriétés du document.
Les avantages de l’exportation de tableaux Excel en PDF
La principale raison d’exporter en PDF est que le destinataire n’a pas nécessairement besoin d’Excel pour voir le fichier.
Mais au-delà de la question de l’état du logiciel du côté du destinataire, il y a d’autres aspects à prendre en compte. Ainsi, le format original permet au destinataire d’accéder à toutes les données internes de votre travail. Des formules complexes, des tableaux de consultation avec des facteurs de calcul et des commentaires peuvent rapidement revêtir le caractère de secrets commerciaux, de sorte que vous ne devriez pas transmettre ces données à la légère à des tiers.
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