Vous recherchez une plateforme collaborative pour partager des fichiers avec les membres de votre équipe ? WordPress peut également servir de plateforme collaborative pour les équipes, leur permettant d’éditer, de partager et de stocker des fichiers en toute simplicité. Les projets d’équipe sont une chose à laquelle tout développeur web devrait être habitué. Faire fonctionner un site web n’est pas un travail pour un seul homme, même si certains développeurs le traitent comme tel.

Elle exige un travail d’équipe et la création et l’amélioration de divers aspects à la fois. WordPress possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour être une plateforme collaborative réussie, mais la concurrence est rude. De nombreuses personnes choisiront d’utiliser des plates-formes comme Google Drive pour réaliser des projets collaboratifs ons. Aujourd’hui, je vais démontrer comment transformer WordPress en un excellent système de gestion de fichiers en utilisant le plugin WP Document Revisions.

Pourquoi utiliser WordPress comme système de gestion de fichiers

La plateforme de création de sites web la plus populaire au monde ne vous vient peut-être pas immédiatement à l’esprit lorsque vous pensez à un système de gestion de documents, mais elle devrait le faire. WordPress peut-il avoir plusieurs auteurs travaillant sur un même document ? Oui. WordPress offre-t-il beaucoup de possibilités de stockage ? Oui, et vous pouvez même augmenter la limite de téléchargement. WordPress peut-il accepter différents types de fichiers ? Oui.

Ce sont tous des éléments essentiels d’un grand système de gestion de fichiers. WordPress les possède tous et devrait être pris en considération lors du choix d’un système.

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Comment utiliser WordPress comme système de gestion de fichiers

Aujourd’hui, je vais démontrer comment transformer WordPress en un excellent système de gestion de fichiers en utilisant le plugin WP Document Revisions. Ce plugin rend le suivi, le stockage et l’organisation des fichiers extrêmement pratiques. Il prend également en charge le système de rôles de WordPress et les utilise comme système de permissions. Cela permet à plusieurs équipes d’utiliser la plate-forme au sein de la même équipe sans interférer les unes avec les autres.

Installation du document WP Révisions

Commencez par cliquer sur Plugins et sélectionnez l’option Add New dans le panneau d’administration de gauche.

Recherchez WP Document Revisions dans la zone de recherche disponible. Vous obtiendrez ainsi des plugins supplémentaires qui pourraient vous être utiles.

Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous trouviez le plugin WP Document Revisions et cliquez sur le bouton “Install Now” et activez le plugin pour l’utiliser.

Dans le panneau d’administration de gauche, cliquez sur Documents. La page principale de configuration des plugins s’affichera.

Ajout de documents avec révisions de documents WP

L’utilisation du plugin est très simple et n’a rien de nouveau pour un vétéran de WordPress. Le plugin utilise des zones similaires mais les personnalise mieux pour les utilisateurs multiples.

Commençons par ajouter du contenu. Pour ajouter du contenu, cliquez sur l’option Ajouter un document.

Donnez un nom à votre document afin de pouvoir le retrouver facilement par la suite. Cliquez sur le bouton “Upload New Version” pour commencer à ajouter du contenu. Une fenêtre pop-up apparaîtra. Elle doit être très similaire car elle est la même que celle de l’onglet “Upload” lorsque vous ajoutez des médias. Faites glisser vos fichiers dans la boîte ou cliquez sur le bouton “Sélectionner les fichiers” et sélectionnez vos fichiers.

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Une fois que vous avez téléchargé le fichier et que vous l’avez nommé, vous n’avez pas fini. Vous devez maintenant sélectionner l’étape à laquelle se trouve le document. Vous devriez voir une case Wordflow State sur le côté droit. Le menu déroulant comporte quatre options : Final, En cours, Projet initial et En cours de révision. Sélectionnez l’option la plus appropriée.

Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton “Mise à jour”.

Vous pouvez répéter ces étapes chaque fois que vous souhaitez ajouter un document.

Changer les états de flux de travail

Les États de flux de travail peuvent être modifiés à tout moment. Cela vous permet de créer des statuts personnalisés. Par exemple, si vous avez un rédacteur qui se rend sur place pour rédiger le document et un éditeur qui le parcourt et corrige les erreurs, aucun des états de flux de travail ne fonctionnera pour ce scénario. Vous devez plutôt créer un état qui indique “Prêt pour le montage” ou quelque chose de similaire.

Cliquez sur États de flux de travail.

Ici, vous pouvez modifier les états de flux de travail existants. Vous pouvez également en créer de nouveaux en remplissant les informations et en cliquant sur le bouton “Ajouter un nouvel état de flux de travail”.

Accès aux documents avec révisions des documents WP

Maintenant que vous avez ajouté un document, il est temps d’y accéder. Cliquez sur l’option Tous les documents.

Vous verrez tous les documents que vous avez téléchargés sur cette page. Cela inclut le titre, le statut du workflow et la personne qui est en train de modifier le document. Vous pouvez cliquer sur n’importe quel document auquel vous avez accès et le modifier.

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Vous vous demandez peut-être, comment le plugin sait-il qui a la permission ? C’est une excellente question et sa réponse est très simple : les rôles des utilisateurs de WordPress. Les rôles sont utilisés pour attribuer des rangs dans l’ensemble du site web et fonctionnent de la même manière sur ce plugin.

Il y a quatre rôles à prendre en compte, à savoir les administrateurs, les éditeurs, les auteurs et les contributeurs. Les administrateurs, comme toujours, peuvent faire tout ce qu’ils veulent à un document qui est téléchargé sur le site web. Les éditeurs sont très semblables aux administrateurs car ils peuvent également faire n’importe quoi dans ce plugin, mais cela ne s’applique qu’à ce plugin. Les auteurs ne sont autorisés à télécharger des documents qu’en amont et en aval. Les contributeurs peuvent créer de nouveaux documents, mais ils ne peuvent pas les télécharger. Il est extrêmement important de comprendre ce que fait chaque rôle pour utiliser pleinement WordPress comme système de gestion des documents.

Félicitations, vous avez appris avec succès à utiliser le plugin WP Document Revisions.

Utilisez WordPress pour tout

WordPress est responsable de plus de 20 % de tous les sites web qui sont réalisés. Il est facile de comprendre pourquoi beaucoup considèrent WordPress comme une simple plate-forme de création de sites web, mais il peut faire bien plus. Un système de gestion de fichiers n’est qu’une des nombreuses possibilités que WordPress peut créer. Il suffit d’un développeur web créatif pour que WordPress fasse des choses créatives.

WordPress en tant que système de gestion de fichiers vous surprend-il ? Combien de fichiers avez-vous téléchargés ?